Het handigste is een eenduidig proces dat je vooraf communiceert. Vraag deelnemers hun kilometers of OV-kosten te noteren en in te dienen via het declaratiesysteem dat jullie normaal gebruiken.
Vermeld in de uitnodiging al wat de regels zijn. Geef aan welk bedrag per kilometer geldt, of OV vergoed wordt, en wat de deadline voor indiening is. Bij grote evenementen overweeg je om OV-tickets centraal in te kopen. Dat bespaart administratieve rompslomp.
Een vaste vergoeding per regio is een alternatief: simpel, eerlijk, geen individuele declaraties.
