Het handigste is een eenduidig proces dat je vooraf communiceert. Vraag deelnemers hun kilometers of OV-kosten te noteren en in te dienen via het declaratiesysteem dat jullie normaal gebruiken.
Vermeld in de uitnodiging al wat de regels zijn: welk bedrag per kilometer, of OV vergoed wordt, en de deadline voor indiening. Bij grote evenementen overweeg je om OV-tickets centraal in te kopen — dat bespaart administratieve rompslomp.
Een vaste vergoeding per regio is een alternatief: simpel, eerlijk, geen individuele declaraties.