Beschrijf je gasten zo precies als je kunt. Noteer het aantal mensen en de functieniveaus die je verwacht. Zet erbij wat de gemiddelde leeftijd is. Vermeld ook of de groep elkaar al goed kent of gemengd is. Dat laatste bepaalt hoeveel je moet doen om mensen aan de praat te krijgen.
Noem tot slot de randvoorwaarden: dieetwensen, fysieke beperkingen en gevoeligheden. Met die gegevens kiest een bureau meteen het juiste format en de juiste toon. Live Impact toetst je briefing hierop in het eerste gesprek.