Locatiescouting volgt een vast proces. Stap 1: definieer criteria. Hoeveel gasten verwacht je? Welke sfeer wil je (formeel, creatief, rustig)? Wat is je budget? En wat zijn de infrastructuureisen (parkeren, openbaar vervoer, techniek)? Stap 2: zoek online. Google Maps, Eventlocaties.nl, lokale VVV's en LinkedIn helpen. Maak een longlist van 8-10 kandidaten. Stap 3: bel vooraf. Vraag basisinformatie: beschikbaarheid, capaciteit, cateringopties en prijs. Dit bespaart veel reistijd. Stap 4: bezoek de top 3. Zorg dat je zelf gaat (delegeren gaat ten koste van nuances). Kijk niet alleen de hoofdruimte, maar ook toiletten, ingang, parkeren, akoestiek en licht. Stap 5: vergelijk aan de hand van een checklist. Maak een standaardchecklist (schaal 1-10 voor elk criterium) zodat je objectief vergelijkt. Stap 6: onderhandel. Vrijdag/zaterdag is duur; dinsdag/woensdag is goedkoper. Stap 7: bevestig schriftelijk. Dit proces kost 2-4 weken voor een gemiddeld evenement. Live Impact versnelt dit aanzienlijk.
