Voor foto's en video in je marketing leun je meestal op toestemming. Die vraag je actief en je maakt hem intrekbaar. Zet het dus niet weg in kleine letters. Meld bij de aanmelding dat je fotografeert en waarvoor je de beelden gebruikt. Geef gasten een duidelijke manier om bezwaar te maken. Hang bij de ingang een bord met dezelfde informatie. Spreek met de fotograaf af welke gasten hij overslaat. Leg tot slot vast hoe lang je het beeldmateriaal bewaart.
Live Impact maakt die afspraken vooraf met de fotograaf en de locatie.