Kosten en budget

De kosten van een jubileumfeest variëren sterk, afhankelijk van groepsgrootte, locatie, catering en entertainment. Een bedrijfsfeest voor 50 mensen begint rond de 8.000 euro. Een groot gala of meerdaags festival voor 500 gasten loopt op naar 100.000 euro of meer. Live Impact maakt een heldere kostenopbouw per fase, zodat je jubileum past bij het budget en het ook écht voelt als iets bijzonders.

Conceptwerk voor een zakelijk evenement kost gemiddeld tussen de 3.000 en 12.000 euro, afhankelijk van schaal en complexiteit. Dat is alleen het denkwerk: briefing uitpluizen, DNA-analyse, brainstorm, uitwerking en documentatie. De productie van het evenement komt daarbovenop. Voor een compleet middelgroot zakelijk evenement met een stevig concept reken je in totaal tussen de 75.000 en 250.000 euro. Bij familiedagen, jubilea of internationale kick-offs kan het flink hoger liggen. Onze ervaring: nooit bezuinigen op conceptwerk. Het is het goedkoopste onderdeel en bepaalt het succes van alles wat daarna komt.

Een zakelijk evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten reken je op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten reken je op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie. Het exacte budget hangt af van het type, de locatie en het programma. Bovenstaande brackets geven de breedte aan voor een gemiddeld zakelijk evenement.

Een losse eventlogo-opdracht kost meestal tussen €1.500 en €4.500. De variatie zit in drie dingen. Het aantal concepten dat je krijgt, het aantal feedbackrondes en of er een volledig visueel identiteitssysteem bij hoort. Denk aan een kleurenpalet, typografie en een iconenset. Een logo-op-zich zit aan de onderkant van die range, een complete visuele identiteit met toepassingen aan de bovenkant. Binnen een concepttraject maakt het logo meestal onderdeel uit van het totale pakket en staat het niet als aparte post. Voor één feestje is €1.500 vaak voldoende. Voor een jubileum of brand activation is €3.000 tot €4.500 realistischer.

Reken op 15% tot 40% bovenop een basisfeest, afhankelijk van hoe ver je het thema doortrekt. Een licht thema (kleurenschema in de aankleding, passende muziek, themacocktail) kost 15-20% extra. Een volledig doorvertaald thema met themagericht entertainment, decor op maat, themagerechten en passende activaties ligt tussen 30% en 40% extra. Voor een feest van 200 personen betekent dat grofweg 8.000 tot 20.000 euro extra. Ons advies: kies voor diepte op een paar momenten in plaats van oppervlakkig door de hele avond.

Alleen de conceptontwikkeling zelf kost doorgaans tussen 3.500 en 10.000 euro. Dat hangt af van de diepte en het aantal uitgewerkte varianten. Daarin zit: DNA-sessie, concept-ontwikkeling in twee of drie richtingen, visuele uitwerking (moodboards, plattegronden, sfeerbeelden), programmavoorstel en begroting. Dat komt bovenop de productiekosten van het feest zelf, die afhankelijk van schaal tussen 25.000 en 150.000 euro liggen. Bij Live Impact wordt de conceptfee vaak verrekend met de productie als je doorgaat. Vraag altijd een transparante uitsplitsing.

Alleen de conceptontwikkeling kost doorgaans tussen 2.500 en 7.500 euro, afhankelijk van de scope en diepte. Daarin zit: DNA-sessie, uitwerking van twee tot drie concepten, visuele sfeerbeelden, programmavoorstel en begroting. De productie van de kick-off zelf ligt tussen 15.000 en 75.000 euro. Dat geldt voor groepen van 50 tot 300 personen, afhankelijk van de schaal. Bij Live Impact wordt de conceptfee vaak verrekend met de productie als je doorgaat. Vraag altijd een transparante uitsplitsing zodat je weet waarvoor je betaalt.

Voor een eenvoudig klantevent met 30 gasten reken je op 8.000 tot 15.000 euro. Dat is inclusief een bijzondere locatie, driegangendiner met wijnarrangement, één spreker of ervaring, basistechniek en personeel. Voor 8.000 euro krijg je een goed verzorgde intieme avond. Voor 15.000 euro krijg je een bijzondere ervaring die mensen onthouden. Onder de 8.000 euro ga je inleveren op kwaliteit van eten of locatie, en dat voelen je gasten direct. Boven de 15.000 euro voeg je toe: betere spreker, hogere cateringkwaliteit, exclusief element.

Voor 100 gasten loopt de prijs van 25.000 tot 65.000 euro. De ondergrens krijg je met een standaardlocatie, walking dinner en een dj. De bovengrens koop je een bijzondere locatie, diner van niveau, topspreker, live entertainment en aankleding die het concept draagt. Voor 40.000 tot 50.000 euro krijg je doorgaans een evenement dat mensen onthouden. Denk aan een goede locatie, kwalitatieve catering, programma met diepte en een hoogtepunt-moment. Vraag altijd een uitsplitsing per post zodat je ziet waarvoor je betaalt.

Een klantendag of relatie-evenement kost ongeveer €350 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €300 tot €450+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie. Een relatie-evenement is altijd premium: gasten zijn klanten of partners die je wilt verrassen, niet medewerkers die je wilt belonen.

Vrijwel alle bureaus offreren zakelijk exclusief BTW (21%). Dat is logisch omdat zakelijke klanten de BTW kunnen terugvorderen. Let dus op: 50.000 euro exclusief BTW wordt 60.500 euro inclusief. Controleer bij vergelijken van offertes altijd of de prijs in- of exclusief is. Sommige posten (zoals representatiekosten) zijn deels niet aftrekbaar, vraag je boekhouder welk deel van de BTW je echt kunt terugvorderen. Bij ons staat BTW altijd expliciet in de begroting zodat je weet wat je cashflow doet.

Ja, dat is onze standaardwerkwijze. Geef ons je budget en je wensen, en wij maken een voorstel dat binnen dat budget past. Geen verborgen kosten, geen onverwachte meerprijzen, geen posten die 'nog bijkomen'. Als iets niet past binnen je budget leggen we dat vooraf uit en geven we alternatieven. We werken altijd met drie varianten (basis, midden, uitgebreid) zodat je kunt kiezen wat past bij wat je wilt bereiken. Neem contact op en binnen een week heb je een transparante begroting op tafel. Serieus Leuk.

Voor een dealer evenement reken je grofweg op 35.000 tot 150.000 euro, afhankelijk van groepsgrootte, locatie en duur. Een dagprogramma met 60 dealers in eigen land kost 35.000 tot 70.000 euro. Een tweedaags programma met overnachting voor 100 dealers ligt rond 80.000 tot 130.000 euro. Een internationaal incentive met 60 dealers en vluchten kan oplopen tot 250.000 euro. Wat de prijs vooral bepaalt: of je dealers reizen, of er overnachting is, en hoeveel programma-uren je vult. Reisuren tellen ook want dealers verliezen werktijd.

Voor een sales kick-off van 30 personen reken je op 12.000 tot 25.000 euro voor een dag. Een tweedaagse met overnachting kost 20.000 tot 40.000 euro. Voor 60 personen ligt dat tussen 25.000 en 50.000 euro voor een dag. Voor twee dagen reken je op 40.000 tot 80.000 euro. Voor 100+ personen wordt het productioneler en kom je op 50.000 tot 120.000 euro. Inbegrepen: locatie, programma, sprekers, catering, techniek, productie en aankleding. Exclusief reizen en overnachting voor de deelnemers.

Een zakelijk evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Boven de 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Een familiedag, open dag of vitaliteitsevent kost ongeveer €200 tot €300+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €175 tot €275+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €150 tot €250+ per persoon. Boven de 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €150+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Een typische verdeling is: locatie en techniek 25%, catering 25%, acts en activiteiten 30%, productie en personeel 15%, onvoorzien 5%. Die verdeling kun je verschuiven, maar niet eindeloos. Snij je te diep in catering, dan zoeken mensen de uitgang. Snij je in productie, dan loopt het mis op de dag.

Concentreer op één sterk hoofdmoment in plaats van tien middelmatige acts. Kies voor onbeperkt eten en drinken in plaats van muntjes. Maak de entree groots. Dat soort keuzes scheelt geld zonder dat het voelt als bezuinigen. Mensen voelen ruimhartigheid in details, niet in extra dure acts.

Vergeet verzekering, vergunningen, beveiliging, toiletten, EHBO, schoonmaak en op- en afbouw niet. Op papier saai, op de dag zelf onmisbaar. Reken deze kosten vooraf mee, anders krijg je halverwege je organisatieproces een nare verrassing. Live Impact beheert het volledige budget inclusief alle bijkomende kosten. Zo weet je van tevoren wat het totaal is en blijven er geen onvoorziene bedragen over.

Ja. Wij maken voor elke familiedag een begroting waarin alles zichtbaar is: geen vage posten, geen verstopte marges. Je ziet precies waar je geld heen gaat en wat het effect is van plussen of minnen. Wij zijn een bureau dat concepten bedenkt en uitvoert, dus begroting en productie komen uit één hand.

Een zakelijk evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten reken je op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten reken je op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie. Het exacte budget hangt af van het type, de locatie en het programma. Bovenstaande brackets geven de breedte aan voor een gemiddeld zakelijk evenement.

De kosten voor een zakelijk evenement in Groningen hangen af van groepsgrootte, locatie en programma. Kleinere evenementen voor 50 personen beginnen rond de 15.000 euro. Grotere evenementen met technische productie, full catering en entertainment zitten op 50.000 euro en hoger. Locaties in Groningen zijn gemiddeld voordeliger dan in de Randstad. Live Impact maakt een heldere kostenopbouw per fase, zodat je weet waar je aan toe bent.

Een eindejaarsfeest of kerstfeest kost ongeveer €250 tot €350+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €225 tot €325+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €200 tot €300+ per persoon. Boven de 2.000 gasten op ongeveer €150 tot €200+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw. In december rekenen veel locaties en leveranciers een piekperiode-toeslag. Boek vroeg: de beste locaties zijn in juni al vol.

Ja. Een kerstborrel valt onder de werkkostenregeling (WKR). In 2026 is de vrije ruimte 1,7% van de totale loonsom. Een kerstborrel voor medewerkers valt hier onder, net als andere personeelsevenementen. Let op: als je eerder in het jaar ook al evenementen hebt gehad, kan de vrije ruimte al gebruikt zijn.

De kosten van een medewerkersevenement liggen ruwweg tussen €50 en €200 per persoon, afhankelijk van format, locatie, catering en programma. Een informele teamdag met activiteit en lunch zit al rond €50 tot €75 per persoon. Een avondprogramma met diner, entertainment en locatiehuur loopt richting €120 tot €200 per persoon. Voor een volledig verzorgd evenement voor 150 medewerkers reken je al snel op een totaalbudget van €15.000 tot €30.000. De grote variabele is de locatie: een eigen bedrijfsterrein is veel goedkoper dan een externe evenementenlocatie met exclusieve catering. Live Impact geeft altijd een transparante budgetopbouw vooraf.