Dit bepaalt de prijs van een klantevent

Voor een intiem klantdiner met 20 tot 30 gasten reken je op 8.000 tot 20.000 euro. Dat is inclusief locatie, diner op niveau, drank, een goede spreker of ervaring, techniek en gastontvangst.

Voor een klantevent met 50 tot 100 gasten ligt de ondergrens rond 20.000 euro. De bovengrens ligt rond 60.000 euro. Het verschil zit in locatie, diepgang van het programma en kwaliteit van eten en drinken.

Voor een groot klantevent met 150 tot 250 gasten reken je op 50.000 tot 125.000 euro. Bij deze schaal worden techniek, catering en productie een groter deel van het budget. Entertainment op topniveau kost ook meer omdat je een grotere zaal moet vullen.

Een eerlijke uitsplitsing voor een gemiddeld klantevent: locatie (15 tot 25%), catering en drank (25 tot 35%), programma en sprekers (15 tot 25%), techniek en productie (10 tot 20%), aankleding en styling (5 tot 10%), personeel en gastontvangst (5 tot 10%).

De twee grootste posten zijn bijna altijd de locatie en de catering. Dat is logisch: dat zijn de dingen die je gasten direct ervaren. Daar bespaar je dus niet op zonder dat je het voelt.

De posten waar je wel kunt schuiven zijn aankleding en sommige productie-onderdelen. Een goede lichtshow kan 6.000 euro kosten. Slim gekozen plafondlichten en kaarsen kunnen voor 800 euro al een warme sfeer maken. De keuze hangt af van het concept.

Er zijn drie posten waar bezuinigen zich altijd wreekt. Bij de gastontvangst geldt: voelen gasten zich bij binnenkomst niet gezien, dan staat de toon voor de avond vast. Goede gastvrouwen zijn geen luxe, ze zijn een investering in hoe je evenement binnenkomt.

Bij de techniek geldt: een spreker die niet goed verstaanbaar is, verpest een inhoudelijke avond. Een slechte geluidsbalans maakt gesprekken onmogelijk. Goede techniek valt niet op, en dat is precies de bedoeling.

Bij de kwaliteit van eten en drinken geldt: je gasten vergeten wat je zei, maar ze onthouden wat ze aten en dronken. Een mager menu laat mensen met een lege maag en een onbevredigd gevoel naar huis gaan. Slechte wijn ruïneert de sfeer.

Bespaar op schaal, niet op kwaliteit. Een exclusief diner voor 25 topklanten kan meer waard zijn dan een standaardevenement voor 100. Kleinere groep, hogere kwaliteit per persoon, diepere gesprekken, betere uitkomst.

Bespaar op aankleding door slim te kiezen voor een locatie die zelf al karakter heeft. Een museumzaal hoeft geen extra decor. Een industrieel pand hoeft geen extra sfeer. De locatie doet het werk.

Bespaar op geschenken door één ding heel goed te doen in plaats van drie dingen half. Eén mooi cadeau van 40 euro met betekenis werkt beter dan drie losse cadeautjes van 15 euro. Die drie onthoudt niemand.

Klinkt tegenstrijdig: een bureau inschakelen zou duurder lijken. In de praktijk werkt het vaak omgekeerd. Een bureau betaalt door schaal minder voor locatie, techniek, catering en entertainment dan jij als eenmalige klant. Die korting wordt meestal doorgegeven.

Belangrijker: een bureau voorkomt de dure fouten. Een verkeerd gekozen locatie die achteraf niet voldoet. Techniek die erbij moet worden gehuurd omdat de standaardset te klein was. Een spreker die afzegt zonder alternatief. Een cateraar die geen allergievariant heeft. Die fouten kosten geld én je avond.

Wij bedenken het concept én voeren het uit. Eerlijk budget vooraf, geen verrassingen achteraf. Wat wij bedenken is wat wij maken, in één team, met één aanspreekpunt.

Neem contact op met je wensen en aantal gasten. Binnen een week heb je een transparante begroting met drie varianten. Zo kies je de variant die past bij wat je wilt bereiken.

Wij werken zonder verborgen kosten en onverwachte extra’s, met één aanspreekpunt van opdracht tot afbouw.

Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl.

Live Impact. Serieus Leuk.