Je eigen pand als evenementenlocatie: het werkt, maar vraagt voorbereiding

Kostenbesparing. Geen huurkosten voor een externe locatie. Dat budget kun je investeren in een sterker programma, betere catering of indrukwekkende techniek. Bij grotere evenementen scheelt dit al snel duizenden euro's.

Fiscaal voordeel via de WKR. Een personeelsevenement op de eigen werkplek valt onder de gerichte vrijstellingen van de werkkostenregeling (WKR). Dat betekent dat je deze kosten niet hoeft mee te tellen in je vrije ruimte. Op een externe locatie val je wél binnen de WKR.

Authentieke beleving. Je eigen locatie is uniek. Niemand anders heeft dezelfde ruimte, hetzelfde uitzicht of dezelfde sfeer. Gasten onthouden het moment dat ze door je productiehal liepen of op je dakterras stonden.

Maximale controle. Je kent de ruimte, de mogelijkheden en de beperkingen. Je hoeft geen rekening te houden met andere huurders of strikte huisregels van een externe locatie.

Een evenement op eigen locatie organiseren klinkt eenvoudig, maar er komen verrassend veel uitdagingen bij kijken. Je kantoor is ontworpen om in te werken, niet om een evenement in te organiseren.

Faciliteiten. Denk aan voldoende toiletten voor je gastenaantal, een professionele keuken (of externe catering) en voldoende stroomaansluitingen voor licht en geluid.

Bereikbaarheid en parkeren. Je medewerkers kennen de route, maar je gasten misschien niet. Zorg voor duidelijke routebeschrijvingen, bewegwijzering en voldoende parkeergelegenheid.

Vergunningen. Afhankelijk van het type evenement heb je mogelijk een evenementenvergunning nodig, een ontheffing voor geluid of toestemming van je verhuurder.

Veiligheid. Bij een evenement gelden andere veiligheidsregels dan bij dagelijks gebruik. Denk aan vluchtwegen, brandveiligheid, EHBO-voorzieningen en beveiliging.

De sleutel tot een geslaagd evenement op eigen locatie is transformatie. Je gasten moeten het gevoel hebben dat ze ergens bijzonders zijn, niet gewoon op kantoor.

Begin met de looproute. Hoe komen gasten binnen en wat zien ze als eerste? Creëer een wow-moment bij de entree met een ontvangstgebied dat niets meer te maken heeft met de dagelijkse lobby.

Gebruik licht, geluid en decoratie om de ruimte volledig te transformeren. Een goed lichtplan maakt van een saaie kantoorruimte een sfeervolle evenementenlocatie. Projecties op muren, strategisch geplaatste verlichting en de juiste muziek doen wonderen.

Denk ook aan de indeling. Creëer verschillende zones voor verschillende momenten: een ontvangstgebied, een plenaire ruimte, een dinerlocatie en eventueel een feestruimte. Zo voelt het evenement als een reis door je eigen gebouw.

Hoewel je bespaart op locatiehuur, zijn er wel degelijk kosten verbonden aan een evenement op eigen locatie. De belangrijkste kostenposten zijn catering, techniek (licht, geluid, beeld), meubilair, decoratie, sanitaire voorzieningen en eventuele tentconstructies.

Reken voor een professioneel evenement op eigen locatie op €50 tot €150 per persoon. Het exacte bedrag hangt af van programma en productieniveau.

Het grote verschil zit in de WKR. Een evenement op de eigen werkplek is fiscaal vrijgesteld. Bij een externe locatie tellen de kosten mee in je vrije ruimte, en bij overschrijding betaal je 80% eindheffing. Voor een bedrijf met 200 medewerkers kan dat een verschil maken van tienduizenden euro's.

Bij Live Impact hebben we ruime ervaring met het organiseren van evenementen op bedrijfslocaties. We weten precies hoe we een kantoor, fabriek, loods of buitenterrein transformeren tot een professionele evenementenlocatie.

We beginnen altijd met een locatiescan. We bekijken de mogelijkheden en brengen de beperkingen in kaart. Daarna ontwikkelen we een concept dat past bij jouw ruimte én doelstelling. Van technische productie tot catering, van entertainment tot gastvrijheid: we regelen alles.

Een evenement op eigen locatie is persoonlijk en onvergetelijk. Maar het vraagt om een professionele aanpak. Bij Live Impact nemen we je dat uit handen.

Bel ons op +31 85 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl. Je kunt ook een briefing sturen via live-impact.nl/briefing. Dan ontdekken we samen wat er mogelijk is op jouw locatie.

Serieus Leuk.