De kern van de WKR is de vrije ruimte. Dit is het bedrag dat je als werkgever onbelast mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen voor je personeel. In 2025 en 2026 zijn de percentages als volgt:

2% over de eerste €400.000 van de fiscale loonsom: voor een bedrijf met een loonsom van €400.000 is dat €8.000 vrije ruimte.

1,18% over het bedrag boven €400.000: voor een bedrijf met een loonsom van €2 miljoen komt daar nog €18.880 bij, totaal €26.880.

Alles wat je boven deze vrije ruimte besteedt, wordt belast met een eindheffing van 80%. Dat is een forse toeslag. Besteed je €10.000 te veel? Dan betaal je €8.000 extra belasting.

Dit is waar het voor evenementen interessant wordt. De Belastingdienst maakt een cruciaal onderscheid tussen evenementen op de werkplek en evenementen op een externe locatie.

Op de werkplek (gerichte vrijstelling): personeelsevenementen op de eigen werkplek vallen onder de gerichte vrijstellingen. Dat betekent dat deze kosten niet meetellen in je vrije ruimte. Je kunt dus een evenement op eigen locatie organiseren zonder dat dit ten koste gaat van je WKR-budget.

Op een externe locatie (vrije ruimte): organiseer je een personeelsevenement op een externe locatie? Dan vallen de kosten wél in de vrije ruimte van de WKR. Dat geldt voor de locatiehuur, catering, entertainment en alle andere kosten die verband houden met het evenement.

Het verschil kan enorm zijn. Een personeelsfeest van €50.000 op een externe locatie telt volledig mee in je vrije ruimte. Hetzelfde feest op je eigen bedrijfsterrein is volledig vrijgesteld. Bij overschrijding van de vrije ruimte bespaar je tot 80% van €50.000 = €40.000 aan eindheffing.

Laten we het concreet maken. Een bedrijf met 200 medewerkers en een loonsom van €10 miljoen organiseert een personeelsfeest van €60.000.

Vrije ruimte berekening: 2% × €400.000 = €8.000 + 1,18% × €9.600.000 = €113.280. Totale vrije ruimte: €121.280.

Scenario 1: Feest op externe locatie. De €60.000 telt mee in de vrije ruimte. Als het bedrijf al €80.000 aan andere vergoedingen heeft besteed, is de vrije ruimte bijna op. De €60.000 extra kan leiden tot een overschrijding, met 80% eindheffing als gevolg.

Scenario 2: Feest op eigen locatie. De €60.000 valt onder de gerichte vrijstelling en telt niet mee in de vrije ruimte. Het bedrijf bespaart potentieel tot €48.000 aan eindheffing.

1. Kies voor je eigen locatie. De meest impactvolle besparing. Organiseer je evenement op de eigen werkplek en de kosten zijn volledig vrijgesteld.

2. Stem af met je financieel adviseur. Bespreek je evenementenplannen met je boekhouder of belastingadviseur. Zij kunnen berekenen hoeveel vrije ruimte er nog beschikbaar is.

3. Spreid je evenementen slim over het jaar. Je hebt per kalenderjaar één vrije ruimte. Door evenementen slim te plannen voorkom je dat je in één jaar je hele budget opgebruikt.

4. Combineer interne en externe locaties. Start je evenement op de werkplek (vrijgesteld) en organiseer een optioneel vervolg op een externe locatie.

5. Documenteer alles. Zorg voor een goede administratie van alle evenementkosten. Bij een controle door de Belastingdienst moet je kunnen aantonen welke kosten onder de gerichte vrijstelling vallen.

Bij Live Impact adviseren we onze opdrachtgevers altijd over de fiscale aspecten van hun evenement. Niet omdat we belastingadviseurs zijn, maar omdat de locatiekeuze en de evenementenopzet direct invloed hebben op de WKR.

We hebben ruime ervaring met het organiseren van evenementen op eigen locatie. We weten hoe we een kantoor, fabriek of bedrijfsterrein transformeren tot een professionele evenementenlocatie. Zo profiteer je van de fiscale voordelen én krijg je een evenement dat indruk maakt.

Daarnaast werken we altijd met een transparante begroting, zodat je precies weet welke kosten waar vallen. Geen verrassingen, alleen een helder overzicht.

De WKR biedt kansen voor bedrijven die slim organiseren. Bij Live Impact helpen we je om die kansen te benutten, zonder concessies te doen aan de kwaliteit van je evenement.

Bel 085 401 40 14, mail naar hello@live-impact.nl of vul onze online briefing in. Dan bespreken we hoe je fiscaal slim én onvergetelijk kunt organiseren.

Serieus Leuk.