De familiedag als HR-instrument

Dat is meteen de grootste uitdaging van de familiedag: je organiseert voor drie zeer verschillende groepen tegelijk. Medewerkers, partners en kinderen. Elke groep wil iets anders.

Medewerkers willen verbinding met collega's, een ontspannen sfeer en trots kunnen voelen. Partners willen begrijpen waar hun wederhelft elke dag zit, en zich welkom voelen. Kinderen willen bewegen, spelen en niet te lang stilzitten.

Het goede nieuws: dit hoeft niet te conflicteren. Met de juiste programmaopbouw geef je elk publiek wat het nodig heeft, zonder het voor een ander te verpesten.

De sleutel is parallelle programmalijnen. Terwijl de kinderen bezig zijn met activiteiten, kunnen volwassenen verbinden. Op momenten dat het programma gezamenlijk is — lunch, afsluiting, een optreden — komen alle drie de groepen samen.

Een familiedag vraagt een andere locatie dan een personeelsfeest. Je hebt ruimte nodig. Veel ruimte. Kinderen rennen. Ze moeten kunnen rennen.

Parken, landgoederen, recreatieterreinen en buitenlocaties zijn ideaal. Ze bieden ruimte voor activiteiten en rustige plekken. Een tent als het regent. Een grasveld voor de kinderen. Een lounge voor wie een gesprek wil voeren.

Let bij de locatiekeuze op: bereikbaarheid met de auto (gezinnen rijden), parkeergelegenheid, toiletten — liefst ook voor kleine kinderen — en schaduw of overdekte opvang als het warm of nat wordt.

Een goede familiedag heeft een heldere dramaturgie. De ontvangst van 10:00 tot 11:00 is informeel: mensen komen binnen met een welkomstdrankje en de kinderactiviteit start meteen. Geen speech bij aankomst — laat mensen landen.

Van 11:00 tot 13:00 lopen parallelle activiteiten: kinderen doen sportopdrachten, knutselen of springen, terwijl volwassenen een rondleiding krijgen of informeel netwerken. De gezamenlijke lunch van 13:00 tot 14:00 is het hart van de dag: iedereen samen, informeel, buiten als het kan.

Het middagprogramma van 14:00 tot 16:30 bestaat uit familiespelen of -activiteiten in gemengde teams, gevolgd door een afsluiting met een klein optreden of verrassing. De dag sluit af tussen 16:30 en 17:00 met een dankwoord van de directeur van drie minuten max, een cadeau of goodiebag voor de kinderen en een fotomoment.

Een familiedag kost meer per hoofd dan een personeelsfeest, omdat het programma voor drie doelgroepen tegelijk gemaakt wordt. Voor een kleine familiedag tot 100 medewerkers (partner en 1-2 kinderen inbegrepen) reken je op €150 tot €300 per medewerker. Bij 100 tot 300 medewerkers zakt dat naar €120 tot €200. Bij grote familiedagen van 300 medewerkers of meer ligt het tussen €80 en €150 per persoon.

Plan 10 tot 14 weken van tevoren. Kindvriendelijke locaties zijn in het voorjaar en de zomervakantie snel volgeboekt. Communiceer de dag als 'familiedag' — niet als 'personeelsfeest voor het gezin'. Die framing maakt uit voor de beleving.

Een familiedag zelf organiseren is verleidelijk. Maar de programmaopbouw voor drie doelgroepen tegelijk is een vak apart. Wanneer schakel je de kinderactiviteiten in? Hoe houd je de volwassenen betrokken als de kinderen de show stelen? Hoe maak je de afsluiting voor iedereen voelbaar?

Er is ook het coördinatieparadox: de HR-manager die de dag organiseert, kan op die dag zelf niet volledig aanwezig zijn. Je bent tegelijk producent en gast — en die twee rollen bijten elkaar.

Bij Live Impact bouwen wij familiedagen met bewezen programmaformats, de juiste activiteitsproviders en een productieteam dat op de dag zelf alles aanstuurt. Zodat jij — en jouw collega's — kunt genieten.

Eén dag. Drie doelgroepen. En als je het goed doet: een herinneringswaardig moment voor iedereen die er bij was.

Wij helpen je die dag bouwen. Van het eerste concept tot de laatste goodiebag.

Bel ons op 085 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.