Waarom veiligheid begint bij de voorbereiding

Elk veiligheidsplan begint bij een risico-inventarisatie. Wat kan er misgaan, hoe waarschijnlijk is dat en wat is de impact?

Loop het volledige evenementtraject door: van aankomst tot vertrek. Waar zijn de risico’s? Denk aan drukte en duwgedrag bij de incheck. In de zaal kunnen struikelgevaar en slechte ventilatie spelen. Bij de catering zijn allergieën en brandgevaar bij koken het risico. Op het parkeerterrein gaat het om verkeersstromen. En tijdens de opbouw zijn werkzaamheden door technici een aandachtspunt.

Categoriseer de risico’s op waarschijnlijkheid en impact. Een medisch noodgeval is laag-waarschijnlijk maar hoog-impact. Drukte bij de garderobe is hoog-waarschijnlijk maar laag-impact. Die indeling bepaalt waar je je budget en aandacht op richt.

Bezoek altijd de locatie vooraf en loop het pand door met een veiligheidsbril op. Bekijk of de nooduitgangen bereikbaar zijn en of de vluchtroutes vrij en verlicht zijn. Let ook op de breedte van de gangen, eventuele obstakels op looproutes en de plaatsing van brandblussers en AED's.

Documenteer alles. Je risico-inventarisatie is meer dan een intern document. Bij grotere evenementen kan de gemeente of brandweer erom vragen als onderdeel van het vergunningentraject.

Bedrijfshulpverlening (BHV) is bij elk evenement verplicht. De wettelijke kaders voor bedrijfshulpverlening op Arboportaal beschrijven precies welke verplichtingen je als organisator en werkgever hebt. Je moet voldoende opgeleide BHV'ers aanwezig hebben die snel kunnen handelen bij brand, ontruiming of een medisch incident.

De vuistregel is één BHV'er per 50 aanwezigen, met een minimum van twee. Bij evenementen boven de 500 bezoekers schaal je op. Overweeg een professionele EHBO-post met een verpleegkundige of paramedicus.

Zorg dat BHV'ers herkenbaar zijn: een hesje, een badge of een armband. Gasten moeten in één oogopslag zien wie ze kunnen aanspreken bij een incident. Instrueer de BHV'ers vooraf over de locatie: waar staan de AED's, waar zijn de nooduitgangen, hoe werkt de ontruimingsalarm?

Plaats minimaal één AED (automatische externe defibrillator) op een goed bereikbare plek. Zie de informatie van de Hartstichting over AED-plaatsing voor richtlijnen over zichtbaarheid, bereikbaarheid en registratie. Bij grote locaties of meerdere verdiepingen: meerdere AED's. Controleer of het apparaat geladen en gekeurd is. Niet de AED die al twee jaar in een kast hangt zonder controle.

EHBO-koffers op meerdere plekken: bij de registratie, achter de schermen, en bij de catering. Denk ook aan medicijnen die gasten mogelijk nodig hebben. Informeer bij de registratie naar allergieën en medische bijzonderheden.

Crowd management is de kunst van mensenstromen sturen zonder dat gasten het merken. Het voorkomt gevaarlijke situaties en verbetert tegelijk de gastervaring.

Begin bij de capaciteit. Elk vertrek heeft een maximaal toelaatbaar aantal personen, vastgesteld door de brandweer. Overschrijd dit nooit: niet 'even', niet 'tijdelijk' en niet omdat de verkoopafdeling nog dertig gasten op het laatste moment heeft uitgenodigd.

Ontwerp je vloerplan met mensenstromen in gedachten: de route van incheck naar zaal, van zaal naar toiletten en van foyer naar foodtrucks. Kruisende stromen creëren knelpunten. Eenrichtingsverkeer werkt vaak beter dan tweerichtingsverkeer in smalle gangen.

Zet bij drukke momenten (incheck, pauze, borrel) extra personeel in als verkeersregelaars. Hun rol is geleiden, niet tegenhouden. Een vriendelijke gastheer of gastvrouw die de weg wijst is effectiever dan een bord met een pijl.

Bewaak de drukte continu. Bij grote evenementen is een camera op de entree en de drukste punten geen overbodige luxe. Zo kun je snel ingrijpen als het ergens te vol wordt. Bekijk ook ons artikel over registratie en inchecken voor tips over het spreiden van aankomsttijden.

Brand is het meest gevreesde scenario op een evenement. De maatregelen zijn gelukkig goed gereguleerd en relatief eenvoudig te implementeren.

Controleer de brandveiligheidsvoorzieningen van de locatie: sprinklers, brandmelders, noodverlichting, vluchtroute-aanduiding. Als je de ruimte inricht (met decor, stands, podia of meubilair), mag je de nooduitgangen en vluchtwegen nooit blokkeren. Houd minimaal 1,10 meter vrij in gangen en routes naar nooduitgangen.

Maak een ontruimingsplan specifiek voor jouw evenement. Geen standaardplan van de locatie. Maak een aangepaste versie die rekening houdt met je indeling, je gasten en je programma. Leg vast wie het signaal geeft, wie de nooduitgangen opent, waar het verzamelpunt is en wie de gasten telt.

Oefen het plan met je team. Een volledige ontruimingsoefening hoeft niet. Zorg wel dat elke medewerker weet wat er van hem of haar verwacht wordt. Een korte briefing van tien minuten voor aanvang volstaat.

Decoratie en aankleding moeten brandvertragend zijn. Gebruik certificaat B1-materialen voor doeken, banners en stoelhoezen. Kaarsen of open vuur op een evenement? Alleen als de locatie het expliciet toestaat en er een brandwacht aanwezig is.

Beveiliging is meer dan een man in een pak bij de deur. Het is een gelaagd systeem dat begint bij de uitnodiging en eindigt bij het vertrek van de laatste gast.

De eerste laag is toegangscontrole. Wie mag er naar binnen? Werk met een sluitende gastenlijst of kaartverkoopsysteem. Bij open evenementen (denk aan een personeelsfestival op het bedrijfsterrein) is een polsbandje of badge het minimum.

De tweede laag is zichtbare beveiliging. Bij evenementen boven de 250 gasten is professionele beveiliging aan te raden. Bij evenementen met VIP-gasten, gevoelige onderwerpen of mediacontact is het een vereiste. Beveiligers moeten discreet maar herkenbaar zijn: ze moeten de-escaleren, niet intimideren.

De derde laag is een noodprotocol. Wat doe je als een ongenode gast binnenkomt, als er een bedreiging is of als een gast agressief gedrag vertoont? Stel scenario's op en bespreek ze met je beveiligingsteam vooraf.

Vergeet cyberbeveiliging niet. Als je evenement-app, registratiesysteem of wifi-netwerk gehackt wordt, heb je een ander soort crisis. Zorg voor gescheiden netwerken: één voor de organisatie, één voor gasten. Gebruik sterke wachtwoorden en tweefactorauthenticatie op alle evenementenhulpmiddelen.

Organiseer je (deels) buiten? Dan is het weer je grootste oncontroleerbare factor. Maar je kunt er wel op voorbereiden.

Houd de weersverwachting in de gaten vanaf twee weken voor je evenement. Bij extreme hitte (boven 30°C) zorg je voor voldoende schaduw, water en gekoelde ruimtes. Bij storm of onweer heb je een plan om gasten snel naar binnen te brengen, én een beslismoment waarop je het buitengedeelte afzegt.

Regen is beheersbaar met de juiste voorzieningen: overkappingen, paraplu's bij de entree, anti-slipmatten op looproutes, deurmatten binnen. Modder en gladheid zijn de echte risico's bij regen. Denk aan extra vloerbedekking op grasondergrond.

Wind is onderschat gevaarlijk. Losse banners, opblaasbare structuren, podiumdoeken en parasols worden projectielen bij windkracht 6 of hoger. Veranker alles dat los staat en heb een protocol om losse elementen snel te verwijderen.

Formuleer een weerprotocol met duidelijke aanleidingen. Bij welke omstandigheden schakel je over op plan B, wie neemt die beslissing en hoe communiceer je dit naar gasten? Een goed protocol voorkomt paniekbeslissingen op het moment zelf. Lees ook onze tips over hybride evenementen als je overweegt een binnen-alternatief of livestream als plan B te gebruiken.

Hulp nodig bij de veiligheidsvoorbereiding van je evenement? Neem contact op via live-impact.nl/contact of bel ons: 085 401 40 14.

Serieus Leuk.