Waarom de meeste klantevents hun doel missen

De verleiding is groot om iedereen uit te nodigen die ooit iets bij je heeft afgenomen. Doe dat niet. Een klantevent is alleen effectief als de groep klopt bij het doel.

Voor topklanten die je wilt laten voelen dat ze gezien worden, kies je een selecte groep in een kleinschalige setting. Voor het binden van nieuwe klanten en het verdiepen van bestaande, mix je beide groepen. Kies een evenement waar echt gesprek mogelijk is. Voor het activeren van een specifiek segment maak je er een herintroductie van. Denk aan klanten die al een jaar niets hebben afgenomen.

De vraag is altijd: welk gedrag wil ik dat deze specifieke mensen na afloop laten zien? Daaruit volgt wie je uitnodigt en wat je hen biedt.

Een klantevent kan vele vormen aannemen. Een inhoudelijk seminar met een topspreker. Een exclusief diner in een bijzondere setting. Een ervaring (kookworkshop, wijnproeverij, VIP-evenement bij een culturele instelling). Een combinatie van inzicht en plezier. Een jaarlijks hoogtepunt waar je klanten elkaar ook ontmoeten.

De valkuil: alles willen. Een inhoudelijk sterk evenement met daarbij een band, een borrel, een diner en een exclusief cadeau mee naar huis. Het gevolg is dat alles halve aandacht krijgt en niks echt binnenkomt. Beter: kies één centrale belofte en maak die waar.

Voor de relatie maakt het verschil of je klanten zeggen 'dat was een interessante avond'. Of 'dat was een bijzondere ervaring'. Het eerste vergeten ze binnen een maand. Het tweede vertellen ze door.

De locatie van een klantevent is een statement op zich. Een standaard hotelzaal zegt: ‘Dit is een evenement.’ Een bijzondere plek zegt: ‘Jullie zijn bijzonder.’ Die tweede boodschap is duurder om te maken, maar veel waardevoller voor de relatie.

Denk aan plekken waar je klanten normaal niet komen: een gesloten museumzaal na sluitingstijd, een landgoed dat normaal niet opengaat voor bedrijven, een industriële locatie met verhaal of een restaurant dat exclusief voor jullie kookt.

Belangrijk: de locatie moet passen bij je bedrijf. Een financiële dienstverlener die een klantevent in een grotwoning houdt, verwart meer dan hij verbindt. Een creatief bureau dat een klantevent in een grand-café houdt, mist een kans.

De grootste fout in klantevent-programma's is te veel zendtijd van het bedrijf. Drie toespraken, een productpresentatie en een verhaal over 'waar we naartoe gaan': dan voelen klanten zich niet gezien, maar toegesproken.

Keer het om. Maximaal 25% van de tijd is van jou. De rest is voor hen: gesprekken, ontmoetingen, gedeelde ervaringen. Een goede spreker die niet over jouw bedrijf gaat, maar over iets wat je klanten bezighoudt. Een diner in kleine tafels zodat gesprekken diepte krijgen. Een moment waarop klanten elkaar helpen (niet alleen jou).

De paradox: hoe minder je zendt, hoe meer er blijft hangen. Je klanten onthouden één goed gesprek beter dan drie toespraken.

Een klantevent zelf organiseren kan. Maar je zit met een paradox: de energie die je erin stopt, kun je niet in je klanten stoppen. Op de avond zelf wil je gesprekken voeren, niet controleren of de spreker er is, het eten klopt en de techniek werkt.

Daar komt een bureau in beeld, niet om het creatieve werk over te nemen maar om het mogelijk te maken dat je aandacht bij de gasten ligt. Concept, productie en uitvoering zitten in één team, zodat er op de dag zelf niemand zenuwachtig ronddwaalt. En jij? Die staat bij de gasten, precies waar je hoort.

Wij bedenken het concept én voeren het uit. Geen overdracht tussen creatief en productie. Wat wij bedenken kunnen we maken, wat wij maken is wat wij bedacht hebben. Dat is geen marketingtekst, dat is een betere manier van werken.

Als jouw organisatie toe is aan een klantevent dat meer doet dan vullen, neem contact op. Wij starten met de vraag wat je wilt bereiken. Dat werken we uit in drie concepten, elk met een andere aanpak. Je kiest, wij voeren uit.

We werken altijd met een eerlijk budget, zonder verrassingen achteraf en met één aanspreekpunt van briefing tot afbouw. En op de avond zelf? Dan sta jij bij je klanten, precies waar je hoort.

Bel ons op 085 401 40 14 of mail naar hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.