Minimaal 8-12 weken voor mid-size conferenties (100-300 personen). Daarin: sprekerscasting (4-6 weken), zaalboeken en catering (6-8 weken), communicatie en registratie (4-6 weken) en technische voorbereiding (2 weken). Grotere conferenties verdienen 4-6 maanden planning. Rush-planning is mogelijk maar verhoogt kosten en stressrisico. Vroeg beginnen geeft flexibiliteit voor sprekerswisselingen en optimale promotiebereik. Live Impact adviseert realistische timelines.