Openlucht-bedrijfsfestival: grootschalig vieren in de buitenlucht

De locatiekeuze is de belangrijkste beslissing bij een openlucht-bedrijfsfestival. Kijk bij de locatiekeuze naar de grootte van het terrein. Reken op minimaal 1 m² per persoon. Let ook op de ondergrond: gras geeft festivalgevoel maar kan modderig worden. En denk aan bereikbaarheid en omgeving (geluidszones, omwonenden).

Populaire locatietypes zijn: grote landgoederen en kastelen met buitenterrein en evenemententerreinen met vaste infrastructuur. Ook geschikt zijn bedrijfsparken of terreinen waar je de eigen omgeving verandert in een festivalterrein.

Het weer is de grootste onzekere factor bij een openluchtfestival. Er zijn drie regels voor weerbestendig plannen in de buitenlucht. Plan tenten of overkappingen voor minimaal 50% van je gasten. Zorg voor een noodplan voor het hoofdprogramma en communiceer de weerplannen vooraf aan gasten.

De beste periode voor openlucht-bedrijfsfestivals in Nederland: mei tot en met september. Mei en juni zijn ideaal (lange dagen, geen risico op hittegolven).

Een goed openlucht-bedrijfsfestival heeft een programmering die voelt als een echt festival. Denk aan meerdere zones, een logische opbouw van de dag, een hoogtepunt in de avond en een afsluiting die iedereen bijblijft.

Werk met meerdere zones: een hoofdpodium voor de grote momenten, een eten-en-drinkenzone, een activiteitenzone en een loungeruimte. Bouw de dag op in intensiteit. Begin ontspannen en bouw op naar een plenair moment. Eindig met een feestelijk avondprogramma.

Een zakelijk evenement kost ongeveer €200 tot €500+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 gasten. Voor 500 tot 1.000 gasten reken je op ongeveer €150 tot €400+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 gasten op ongeveer €125 tot €350+ per persoon. Voor meer dan 2.000 gasten op ongeveer €100 tot €300+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Het exacte budget hangt af van het type, de locatie en het programma. Bovenstaande brackets geven de breedte aan voor een gemiddeld zakelijk evenement.

Een openlucht-bedrijfsfestival is het meest complexe evenementtype dat er bestaat. Je hebt te maken met weersomstandigheden, vergunningen en meerdere leveranciers tegelijk. Plus logistiek op een terrein en een programma dat de hele dag draait.

Live Impact organiseert openlucht-bedrijfsfestivals voor bedrijven van 150 tot meer dan 2.000 personen in heel Nederland. We regelen het terrein, de vergunningen, de podia, het entertainment, de catering, de veiligheid en de dagcoördinatie.

Bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl voor een kennismaking.

Serieus Leuk.