De familiedag als HR-instrument

Dat is meteen de grootste uitdaging van de familiedag: je organiseert voor drie zeer verschillende groepen tegelijk. Medewerkers, partners en kinderen. Elke groep wil iets anders.

Medewerkers willen verbinding met collega's en een ontspannen sfeer waarin ze trots kunnen voelen. Partners willen begrijpen waar hun wederhelft doordeweeks zit, en voelen zich welkom als dat lukt. De kleintjes willen actieve spelletjes: bewegen, spelen en niet te lang stilzitten.

Het goede nieuws: dit hoeft niet te conflicteren. Met de juiste programmaopbouw geef je elk publiek wat het nodig heeft, zonder het voor een ander te verpesten.

De sleutel is parallelle programmalijnen. Terwijl de kleintjes plezier maken bij hun eigen activiteit, kunnen volwassenen verbinden. Op momenten dat het programma gezamenlijk is (lunch, afsluiting, een optreden), komt de hele familie samen.

Een familiedag vraagt een andere locatie dan een personeelsfeest. Niet elke plek is daar geschikt voor. Je hebt ruimte nodig. Veel ruimte. Kinderen rennen. Ze moeten kunnen rennen.

Parken, landgoederen, recreatieterreinen en buitenlocaties zijn ideaal. Ze maken elke activiteit mogelijk én bieden rustige plekken. Nederland heeft er genoeg, dus zoek gerust dicht bij huis. Denk aan een tent als het regent. Een grasveld waar de jeugd los kan gaan. Een zithoek voor wie tijd wil maken voor een goed gesprek.

Let bij de keuze van de locatie op de bereikbaarheid: de familie komt met de auto. Check ook de parkeergelegenheid en de toiletten, liefst ook geschikt voor de allerkleinsten. Denk daarnaast aan schaduw of een overdekte plek als het warm of nat wordt.

Een goede familiedag heeft een heldere dramaturgie. De ontvangst van 10:00 tot 11:00 is gezellig en informeel. Mensen komen binnen met een welkomstdrankje en de eerste activiteit voor de kleintjes start meteen. Geen toespraak bij aankomst, laat mensen landen.

Van 11:00 tot 13:00 lopen parallelle activiteiten. Kinderen doen sportopdrachten, knutselen of springen, terwijl volwassenen een rondleiding krijgen of informeel netwerken. De gezamenlijke lunch van 13:00 tot 14:00 is het hart van de familiedag: iedereen samen, lekker buiten als het kan.

Het middagprogramma van 14:00 tot 16:30 is vaak het leukste deel: actieve familiespelen in gemengde teams. Maak van elk team een mix van jong en oud: dat geeft direct plezier. Daarna volgt een afsluiting met een klein optreden of een verrassing.

De familiedag sluit af tussen 16:30 en 17:00 met een dankwoord van de directeur van maximaal drie minuten. Daarna volgen een cadeautasje voor de kleinste gasten en een fotomoment met de hele familie. Zo is iedereen op tijd thuis voor het diner.

Tips per leeftijdsgroep. Een familiedag valt of staat bij de vraag of iedereen iets te doen heeft. Deel je programma daarom op naar leeftijden.

• Tot 6 jaar: springkussen, schminken, een kleine dierenweide. Houden het kort en dicht bij de ouders.
• 6 tot 12 jaar: spellen in teams, een speurtocht over het terrein, een workshop. Dit is de groep die het hardst rent.
• 12 tot 16 jaar: outdoor activiteiten met een wedstrijdje erin. Denk aan boogschieten, lasergame of een escape route in de buitenlucht.
• Volwassenen: rondleiding door het bedrijf, een goede plek om te zitten en tijd om bij te praten.

Zorg dat de locatie en de activiteiten bij elkaar passen. Een terrein met veel gras vraagt om andere spellen dan een fabriekshal. Vraag bij de rondleiding vooraf hoeveel ruimte je echt krijgt.

De beste manier om het te toetsen: loop het programma na als familielid. Bijvoorbeeld als ouder met een kind van vier en een van dertien. Heeft die groep de hele dag iets leuks? Jong en oud tegelijk bezig houden is de kern van een geslaagd familie uitje.

Plan ook een rustmoment. Een uitje van zes uur is lang voor kleine familieleden. Een half uur met iets te drinken op een schaduwplek voorkomt oververhitte kinderen aan het eind van de middag.

Een familiedag, open dag of leveranciersdag kost ongeveer €200 tot €300+ per persoon ex. btw bij 250 tot 500 personen. Voor 500 tot 1.000 personen reken je op ongeveer €175 tot €275+ per persoon. Voor 1.000 tot 2.000 personen op ongeveer €150 tot €250+ per persoon. Voor meer dan 2.000 personen op ongeveer €100 tot €150+ per persoon. Alle bedragen exclusief btw, inclusief locatie, catering, entertainment en productie.

Een familiedag of open dag richt zich op een brede groep: de hele familie van je collega's. De prijs per persoon ligt lager dan bij een avondfeest. Het programma en het cateringniveau zijn anders: een lunch in plaats van een diner.

Een familiedag zelf organiseren is verleidelijk. De programmaopbouw voor drie doelgroepen tegelijk is een vak apart. Dat roept praktische vragen op: wanneer schakel je de kinderactiviteiten in en hoe houd je tegelijkertijd de volwassenen betrokken?

Er is ook de coördinatieparadox: de HR-manager die de familiedag organiseert, kan op het event zelf niet volledig aanwezig zijn. Je bent tegelijk producent en gast, en die twee rollen bijten elkaar.

Bij Live Impact bouwen wij onvergetelijke familiedagen met bewezen programmaopzetten. Een productieteam stuurt op de familiedag zelf alles aan. Zodat jij lekker kunt genieten, samen met jouw collega's en hun gezin.

Eén familiedag. Drie doelgroepen. En als je het goed doet: een onvergetelijke middag voor jong en oud. Misschien wel het leukste HR-moment van het jaar. Voor je team én hun familie.

Zoek je een partner die daarbij helpt? Ons team denkt graag met je mee. Vertel ons je wensen, dan laten we zien wat er mogelijk is voor jouw organisatie. We komen graag langs, waar in Nederland je ook zit. Van de keuze van de locatie tot de allerlaatste activiteit: wij zorgen dat het klopt. Zo gaan jouw collega's en hun familie straks gezellig en trots naar huis.

Bel +31 85 401 40 14 of mail hello@live-impact.nl.

Serieus Leuk.