Begin met een brainstorm. Ga door alle onderdelen van je evenement en stel bij elk onderdeel de vraag: wat kan er misgaan? Denk in categorieën.

Locatie en techniek: stroomstoring, geluidsinstallatie die uitvalt, internet dat eruit ligt, beamer of scherm dat niet werkt, te weinig capaciteit voor het aantal gasten. Extern en weersgebonden: regen bij een outdoor event, extreme hitte, extreme kou, verkeer dat zorgt dat gasten te laat aankomen, openbaar vervoersstoring. Personeel en leveranciers: spreker die afzegt, artiest die ziek is, catering die te laat of niet levert, hostteam dat niet komt opdagen. Gasten en veiligheid: medisch incident, conflictsituatie, onverwacht hoog of laag aantal aanwezigen. Brand of ontruiming.

Schrijf alles op. Een goede risico-inventarisatie begint met een lange lijst. Selecteer later.

Niet elk risico is even groot of even waarschijnlijk. Een risicomatrix helpt je prioriteiten stellen: welke risico’s verdienen de meeste aandacht?

Beoordeel elk risico op twee assen: kans en impact. Kans: hoe waarschijnlijk is het dat dit risico zich voordoet? Score 1 (zeer onwaarschijnlijk) tot 5 (vrijwel zeker). Impact: hoe groot zijn de gevolgen als het risico zich voordoet? Score 1 (verwaarloosbaar) tot 5 (evenement kan niet doorgaan of ernstige schade).

Vermenigvuldig de kans- en impactscore: dat geeft je een risicoscore van 1 tot 25. Risico’s met een score boven de 12 verdienen een concreet actieplan. Risico’s onder de 6 zijn acceptabel zonder extra maatregelen.

Voorbeelden voor een congres van 400 personen: stroomstoring (kans 2, impact 5, score 10) → actie: generator regelen. Afzegging hoofdspeaker (kans 2, impact 4, score 8) → actie: stand-in speaker of alternatief programmaonderdeel klaar hebben. Regenval bij outdoor opening (kans 3, impact 3, score 9) → actie: tentzeil of alternatieve overdekte ontvangstlocatie.

De risico-inventarisatie is pas compleet als je voor elk relevant risico een maatregel hebt bepaald. Er zijn twee soorten maatregelen: preventief (voorkomen dat het risico optreedt) en reactief (wat doe je als het tóch misgaat).

Preventieve maatregelen zijn de eerste stap. Zorg voor een generator als backup. Regelen alle leveranciers een contract en bevestigingsmail. Maak duidelijke afspraken over annuleringsvoorwaarden. Zorg voor een technische repetitie de dag voor het evenement.

Reactieve maatregelen zijn je plan B. Als de hoofdspeaker afzegt: wie neemt het over? Als de beamer uitvalt: is er een reserveapparaat? Als het giet: gaan gasten naar binnen en wordt het programma verplaatst? Plan B werkt alleen als iedereen in het team het kent. Zet het in de teambriefing. Mondeling, niet alleen op papier.

Lees ook: Veiligheid op je evenement: security, EHBO en veiligheidsplan →

Een risico-inventarisatie zonder verantwoordelijkheden is een halfwerk. Voor elk risico moet helder zijn wie de eigenaar is: wie is verantwoordelijk voor het bewaken van dit risico en wie neemt actie als het misgaat?

Wijs per risico een risicohouder aan. Dat is meestal de persoon die ook functioneel verantwoordelijk is voor dat onderdeel van het evenement. De technisch producent is verantwoordelijk voor techniekfalen. De eventmanager is eindverantwoordelijk voor de afzegging van sprekers. De productiecoordinator bewaakt de leveranciersstatus.

Documenteer de risico-inventarisatie in een eenvoudig overzicht: risico, kans, impact, score, maatregel preventief, maatregel reactief, risicohouder. Een tabel van een pagina of twee volstaat voor de meeste evenementen. Deel het document met iedereen in het kernteam minimaal twee weken voor het evenement.

Lees ook: Evenementenverzekeringen: welke dekking heb je nodig? →

Ervaring is de beste risico-sensor. Een productieteam dat honderd evenementen heeft gemaakt, weet wat er mis kan gaan. Niet uit theorie, maar uit praktijk. Zij denken automatisch aan de generator die het laat afweten, de spreker die de dag ervoor uitvalt, de catering die een ingrediënt vergeet.

Wij van Live Impact hebben een risico-inventarisatieformat dat we voor elk evenement aanpassen en invullen. We beoordelen de risico’s samen met de opdrachtgever, stellen de maatregelen vast en zorgen dat het plan B bij iedereen in het team bekend is. Op de dag zelf zijn we de ogen en oren op de vloer die vroeg zien aankomen wat dreigt mis te gaan.

De risico-inventarisatie geeft je niet de garantie dat alles goed gaat. Maar het geeft je wel het gereedschap om snel en kalm te reageren als dat nodig is. Dat is het verschil tussen paniek en professionaliteit.

Wil je hulp bij het opstellen van een risico-inventarisatie voor jouw evenement? Wij denken mee. Neem contact op via info@live-impact.nl of bel ons op 020 - 123 45 67.

Serieus Leuk.