Festivalterrein met bezoekers bij daglicht op een groot bedrijfsevenement

Catering als strategisch onderdeel van je evenement

Catering bij een zakelijk evenement gaat over veel meer dan het vullen van magen. De manier waarop je gasten eten en drinken, bepaalt het ritme van je avond. Het bepaalt ook de sfeer op de vloer en het gevoel dat mensen overhouden aan jouw evenement. Een walking dinner creëert beweging en netwerkgelegenheid. Een formeel galadiner geeft status en ceremonie.

Bij Live Impact behandelen we catering als een programma-element, niet als een logistieke bijzaak. De keuze voor een cateringvorm is direct gekoppeld aan het doel van het evenement, de doelgroep en het concept.

Catering is ook een van de grootste kostenposten bij een zakelijk evenement. Het loont om vroeg in het proces scherpe keuzes te maken over het concept. Dan kan de cateraar zijn offerte op maat schrijven.

Soorten catering bij zakelijke evenementen

De cateringvorm die je kiest, bepaalt de ervaring van je gasten. De meest gebruikte vormen bij zakelijke evenementen in Nederland:

Walking dinner: meest populaire cateringvorm. Gasten bewegen door de ruimte en bezoeken verschillende stations. Bevordert netwerken, past bij themafeesten.

Buffet: biedt keuzevrijheid en werkt goed bij diverse groepen. Galadiner: meest formele optie, past bij gala's, jubileumdiners en relatie-evenementen. Borrel of receptie: lichtere variant voor als opening of zelfstandig relatiemoment. Foodtrucks: populair bij buitenevenementen en bedrijfsfestivals.

Catering budget: wat kost catering bij een zakelijk evenement?

Catering is doorgaans verantwoordelijk voor 20 tot 40 procent van het totale evenementenbudget. Richtprijzen per persoon exclusief btw:

Een borrel of receptie: €25 tot €55 per persoon. Walking dinner inclusief drankpakket: €65 tot €110 per persoon. Galadiner: €85 tot €150 of meer per persoon. Lunch of dagsessie: €20 tot €45 per persoon.

Hoe kies je de juiste cateraar?

Kies een cateraar met ervaring bij zakelijke evenementen. Een goede cateraar denkt mee met je concept en levert constante kwaliteit. Strakke timing is daarbij vanzelfsprekend.

Let op deze punten: ervaring met zakelijke evenementen, locatiekennis en de mogelijkheid voor een proefmenu. Vraag ook naar het protocol voor dieetwensen en allergenen en het duurzaamheidsbeleid.

Vergelijk offertes altijd op wat er wél en niet is inbegrepen. Zijn glazen, bestek en linnen erbij geleverd, en is de barmedewerker inclusief?

Duurzame catering bij zakelijke evenementen

Duurzaamheid is een verwachting geworden bij zakelijke evenementen. Bij duurzame catering gaat het om meerdere lagen. Denk aan de inkoop (seizoensgebonden producten, lokale leveranciers) en aan verpakking en servies (herbruikbaar). Daarnaast speelt voedselverspilling een rol: nauwkeurig plannen en waar mogelijk restvoeding doneren.

Live Impact vraagt bij elk evenement naar de duurzaamheidsambities van de opdrachtgever en koppelt dit actief door naar de cateraar.

Catering organiseren via Live Impact

Live Impact regelt catering als onderdeel van het totale evenementconcept. Niet los inkopen, maar catering die aansluit op het programma, de locatie, het thema en de doelgroep.

Wil je weten wat catering jouw evenementconcept kan kosten? Bel ons op 085 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl. Of vul het briefingformulier in op live-impact.nl/briefing.

Serieus Leuk.

Lees ook

• Eventmarketing: waarom een live evenement je boodschap harder laat landen

• Kick-off programma: zo bouw je een dag op die blijft hangen

• Teambuilding activiteiten: 20 ideeën die echt werken

Veelgestelde vragen

Kan Live Impact helpen bij het organiseren van een bedrijfsevenement?

Ja. Live Impact is een conceptbureau voor zakelijke evenementen. Wij helpen bij het complete traject: van eerste brainstorm en conceptontwikkeling tot locatiekeuze, programmering en productie.

Of je een personeelsfeest, congres, kick-off, jubileum of relatie-evenement plant: wij denken mee. We stellen scherpe vragen en zorgen dat het resultaat blijft hangen.

Neem contact op via hello@live-impact.nl of bel +31 85 401 40 14.

Lees ons volledige artikel over bedrijfsevenement organiseren →

Hoeveel tijd heb je nodig om een bedrijfsevenement te organiseren?

Begin minimaal drie maanden van tevoren. Voor grote evenementen (300+ gasten, complexe productie) is zes maanden realistischer.

De organisatie verloopt in vier fases. Eerst het fundament leggen (12 tot 10 weken voor de datum), dan concept en partners (10 tot 6 weken). Vervolgens de uitwerking (6 tot 3 weken) en tot slot uitvoering plus nazorg in de laatste 3 weken. Populaire locaties en artiesten zijn in het najaar snel volgeboekt.

Bekijk de volledige fasering in ons artikel →

Hoe schrijf je een goede briefing voor een bedrijfsevenement?

Een goede briefing bevat minimaal zes elementen. Dat zijn: het doel, de doelgroep, het aantal gasten, de gewenste datum, het budget en randvoorwaarden (locatie, dieetwensen, reistijd).

Schrijf het op één A4. Deel het met je projectteam en je bureau. Zonder briefing werkt iedereen vanuit aannames. Dat levert een rommelig resultaat.

Lees het complete artikel met alle briefing-elementen →

Wat is het verschil tussen een bedrijfsevenement en een personeelsfeest?

Een personeelsfeest is specifiek voor medewerkers: intern, vertrouwd, de sfeer is losser. Een bedrijfsevenement is breder en kan een personeelsfeest zijn, maar ook een congres, kick-off, jubileum of relatie-evenement.

Het verschil zit in de aanpak: een personeelsfeest draait om vieren en verbinden. Een bedrijfsevenement kan ook strategische doelen dienen, zoals kennisdeling, merkpositionering of cultuurverandering.

Meer over bedrijfsevenement organiseren →

Wat kost het om een bedrijfsevenement te organiseren?

De kosten variëren sterk. Reken op €75 tot €200 per persoon voor een compleet evenement met locatie, catering, entertainment en techniek.

Een bedrijfsevenement voor 150 gasten komt uit op €12.000 tot €30.000 all-in. Voor grotere evenementen (300+ gasten) lopen de kosten op tot €50.000 tot €100.000+.

De grootste kostenposten: locatie, catering en entertainment. Schakel je een bureau in? Reken op 15% tot 25% bureaukosten bovenop het productiebudget.

Lees ons complete artikel over bedrijfsevenement organiseren →

Bedankt!

Oops! Something went wrong while submitting the form.