Catering bij evenementen: zo pak je het aan

In dit artikel

Soorten catering bij zakelijke evenementen
Catering budget: wat kost catering bij een zakelijk evenement?
Hoe kies je de juiste cateraar?
Duurzame catering bij zakelijke evenementen
Catering organiseren via Live Impact

Catering bij een zakelijk evenement gaat over veel meer dan het vullen van magen. De manier waarop je gasten eten en drinken, bepaalt het ritme van je avond. Het bepaalt ook de sfeer op de vloer en het gevoel dat mensen overhouden aan jouw evenement. Een walking dinner creëert beweging en netwerkgelegenheid. Een formeel galadiner geeft status en ceremonie.

Bij Live Impact behandelen we catering als een programma-element, niet als een logistieke bijzaak. De keuze voor een cateringvorm is direct gekoppeld aan het doel van het evenement, de doelgroep en het concept.

Catering is ook een van de grootste kostenposten bij een zakelijk evenement. Het loont om vroeg in het proces scherpe keuzes te maken over het concept. Dan kan de cateraar zijn offerte op maat schrijven.

Soorten catering bij zakelijke evenementen

De cateringvorm die je kiest, bepaalt de ervaring van je gasten. De meest gebruikte vormen bij zakelijke evenementen in Nederland:

Walking dinner: meest populaire cateringvorm. Gasten bewegen door de ruimte en bezoeken verschillende stations. Bevordert netwerken, past bij themafeesten.

Buffet: biedt keuzevrijheid en werkt goed bij diverse groepen. Galadiner: meest formele optie, past bij gala's, jubileumdiners en relatie-evenementen. Borrel of receptie: lichtere variant voor als opening of zelfstandig relatiemoment. Foodtrucks: populair bij buitenevenementen en bedrijfsfestivals.

Catering budget: wat kost catering bij een zakelijk evenement?

Catering is doorgaans verantwoordelijk voor 20 tot 40 procent van het totale evenementenbudget. Richtprijzen per persoon exclusief btw:

Een borrel of receptie: ongeveer €25 tot €55+ per persoon. Walking dinner inclusief drankpakket: ongeveer €80 tot €125+ per persoon. Galadiner: ongeveer €120 tot €220+ per persoon. Lunch of dagsessie: ongeveer €20 tot €45+ per persoon.

Hoe kies je de juiste cateraar?

Kies een cateraar met ervaring bij zakelijke evenementen. Een goede cateraar denkt mee met je concept en levert constante kwaliteit. Strakke timing is daarbij vanzelfsprekend.

Let op deze punten: ervaring met zakelijke evenementen, locatiekennis en de mogelijkheid voor een proefmenu. Vraag ook naar het protocol voor dieetwensen en allergenen en het duurzaamheidsbeleid.

Vergelijk offertes altijd op wat er wél en niet is inbegrepen. Zijn glazen, bestek en linnen erbij geleverd, en is de barmedewerker inclusief?

Duurzame catering bij zakelijke evenementen

Duurzaamheid is een verwachting geworden bij zakelijke evenementen. Bij duurzame catering gaat het om meerdere lagen. Denk aan de inkoop (seizoensgebonden producten, lokale leveranciers) en aan verpakking en servies (herbruikbaar). Daarnaast speelt voedselverspilling een rol: nauwkeurig plannen en waar mogelijk restvoeding doneren.

Live Impact vraagt bij elk evenement naar de duurzaamheidsambities van de opdrachtgever en koppelt dit actief door naar de cateraar.

Catering organiseren via Live Impact

Live Impact regelt catering als onderdeel van het totale evenementconcept. Niet los inkopen, maar catering die aansluit op het programma, de locatie, het thema en de doelgroep.

Wil je weten wat catering jouw evenementconcept kan kosten? Bel ons op +31 85 401 40 14 of stuur een mail naar hello@live-impact.nl. Of vul het briefingformulier in op live-impact.nl/briefing.

Serieus Leuk.

Veelgestelde vragen

Wat is catering bij een zakelijk evenement?

Catering bij een zakelijk evenement is alles wat met eten en drinken te maken heeft. Van koffie bij binnenkomst tot het walking dinner aan het einde. De vorm hangt af van het type event. Bij een congres horen koffiebreaks, lunch in twee shifts en eventueel een netwerkborrel. Bij een personeelsfeest werkt walking food, food trucks of een buffet met live cooking-stations. Dat faciliteert het mingelen beter dan een uitgeserveerd menu. Bij een directiediner kies je voor een vier- of vijfgangenmenu met wijnarrangement. Reken gemiddeld 35 tot 95 euro per persoon voor de catering, exclusief locatie en personeel. Catering bepaalt 30 tot 40 procent van de tevredenheid van gasten. Eten is direct gekoppeld aan beleving. Bij Live Impact werken we met een netwerk van vaste caterers per regio. We matchen ze op stijl, dieetwensen en budget. Vraag altijd naar opties voor vegetarisch, vegan, glutenvrij en halal. Bij een zakelijk publiek heeft 15 tot 25 procent een dieetwens.

Wat kost catering bij een zakelijk evenement?

Cateringkosten variëren sterk per type evenement. Een borrel kost ongeveer €25 tot €55+ per persoon. Een walking dinner: ongeveer €80 tot €125+ per persoon. Een galadiner: ongeveer €120 tot €220+ per persoon. Lunch of dagsessie: ongeveer €20 tot €45+ per persoon. Walk-in borrel (2 uur): ongeveer €35 tot €60+ per persoon. Catering maakt doorgaans 20 tot 40 procent uit van het totale evenementenbudget. Alle bedragen exclusief btw.

Hoe organiseer ik duurzame catering bij een evenement?

Duurzame catering begint bij bewuste inkoop: seizoensgebonden producten, lokale leveranciers en gecertificeerde duurzame bronnen. Kies herbruikbaar servies boven wegwerpplastic, bied plantaardige menuopties aan en maak afspraken over voedselverspilling. Vraag je cateraar expliciet naar zijn duurzaamheidsbeleid.

Hoe ga je om met dieetwensen bij catering voor een zakelijk evenement?

Bij een groep van 200 personen heb je al snel 30 tot 40 mensen met bijzondere dieetwensen. Denk aan vegetarisch, vegan, glutenvrij, kosher of halal. Vraag dieetwensen vooraf uit via je aanmeldformulier. Kies een cateraar die deze wensen professioneel kan afhandelen zonder dat gasten zich apart behandeld voelen. De basisregel: zorg dat de vegetarische optie net zo aantrekkelijk is als de vleesoptie. Mensen merken het als dieetwensen als een bijzaak worden behandeld. Dat zegt iets over hoe je met diversiteit omgaat.

Regelt Live Impact catering voor mijn evenement?

Ja. Live Impact regelt catering als onderdeel van het totale evenementconcept. Wij selecteren cateraars op ervaring, kwaliteit en duurzaamheid. Daarnaast coördineren we met locatie en leveranciers en bewaken we de timing op de dag zelf. Je hebt één aanspreekpunt voor de hele uitvoering.

Catering als strategisch onderdeel van je evenement