Voorbeeld briefing evenement
Kickstart je evenement met dé perfecte eventbriefing
Een goede briefing aan het evenementenbureau of bijvoorbeeld een collega bepaalt in grote mate het uiteindelijke succes van je evenement. Het vermindert ruis op de lijn, stemt verwachtingen op elkaar af en zorgt ervoor dat alle partijen vantevoren al goed nadenken over wat er bereikt moet worden en hoe we dat met z’n allen kunnen gaan doen. Het is een handig hulpmiddel om duidelijk en helder te communiceren, vooral aan het begin van een project of proces. Het voorkomt talloze herzieningen en teleurstellende eindresultaten. Een goede briefing zorgt er dus voor dat alle betrokkenen op dezelfde golflengte zitten bij de start van het project en dat dit zo blijft.
Op deze pagina vind je een voorbeeld van zo’n briefing voor een evenement. Lees hieronder wat de belangrijkste ingrediënten van zo’n briefing zijn óf start direct met de handige online eventbriefing-tool die door Live Impact is ontwikkeld.
Live Impact briefing-tool: doelstellingen van je evenement invullen.
Wat heb je nodig om een goede eventbriefing te kunnen maken?
- Tijd
- Informatie
- Draagvlak
- Indicatie van het budget
Tijd
Voor het maken van een goede eventbriefing is het noodzakelijk dat je even rustig de tijd neemt. Houd rekening met 30-45 minuten per briefing. Benut deze tijd door allereerst na te denken wat precies de vraag is die je aan het bureau wilt stellen. Waar kunnen ze je mee helpen? Welk probleem moet worden opgelost? Wanneer is het evenement voor jullie geslaagd? enz. .
In de praktijk zien we veel korte briefings. Vaak worden daarin alleen de logistieke zaken vermeld (500 stoelen, catering voor 500 personen enz.). Gun jezelf de tijd om ook na te denken over “waarom” je zaken wil doen en wat het je op moet leveren. Die kans krijg je maar één keer en zit vaak in het begin van het traject.
Informatie
Goede informatie om de briefing voor het evenement in te vullen is key. Vooral als het gaat om de basisgegevens. Daarmee bedoelen we zaken als doelstelling, gewenste datum, verwacht aantal gasten, kenmerken van de doelgroep, plaats van de locatie en het budget. Als je deze variabelen tijdens de productie van een evenement wijzigt, kost dat onnodig veel extra tijd.
Zorg daarnaast ervoor dat de informatie die je geeft actueel is en klopt. Een verouderde leeftijdsverdeling van het personeel uit 1982 bijvoorbeeld kan ervoor zorgen dat de gasten op het nieuwe evenement naar het verkeerde soort entertainment staan te kijken.
Tenslotte: Stel eenduidige vragen en vraag door waar nodig is. Het antwoord op de vraag: “Wat vind de doelgroep leuk?” kan op duizend verschillende manieren uitgelegd worden. Het uitvinden wat een doelgroep precies aantrekt, is vaak een combinatie van een aantal antwoorden op vragen als bijvoorbeeld: Naar welk soort evenementen gaat de doelgroep graag? Wat spreekt hem of haar daar aan? Wat niet? Wat vind ie lekker qua catering? Wat moet het evenement voor hem of haar uiteindelijk opleveren? enz. .
Belangrijk: Veplaats je bij het vertalen van de informatie zoveel mogelijk in je doelgroep. Zet je eigen persoonlijke voorkeuren even opzij. Wat de doelgroep leuk vindt, is soms niet hetzelfde als waar jij van houdt.
Draagvlak
Niks ergers voor een bureau om enthousiast aan de slag te gaan en na een paar weken te horen krijgen dat het evenement helaas toch niet plaats mag vinden. Kan gebeuren, maar door vantevoren te checken bij collega’s die mogen beslissen of een evenement mag plaatsvinden voorkom je een hoop ellende.
Budget
Het eventbudget bepaalt hoe het uiteindelijke voorstel eruit komt te zien. Aan de hand van het beschikbare budget worden immers belangrijke keuzes gemaakt. Gaan we met z’n allen BBQ-en op de eigen locatie of wordt het een deftig sit-down diner van negen gangen in een Ibiziaans kasteel?
We begrijpen dat het vantevoren hartstikke moeilijk is om in te schatten wat iets kost. Daarom is het slim om vantevoren even te overleggen over de bandbreedte die je hebt. Wij kunnen je helpen met het maken van een inschatting. De afgelopen twintig jaar hebben we veel verschillende evenementen georganiseerd. We weten inmiddels waar Abraham de mosterd haalt en wat een bepaald type evenement ongeveer gaat kosten.
Live Impact briefing-tool: type evenement invullen.
Handig hulpmiddel voor een eventbriefing
De aandachtspunten die we hierboven noemen, kunnen je op weg helpen met het maken van een briefing voor je komende evenement. Maar waarom zou je het wiel opnieuw gaan uitvinden als het al bestaat? Hieronder vind je de link naar onze online briefing tool voor zakelijk evenementen. Het is een complete en interactieve website die je alleen datgene in laat vullen wat nodig is. De tool verzamelt o.a. de basisgegevens, gaat in op de doelstelling van je evenement, probeert je doelgroep te typeren en helpt je bijvoorbeeld bij het maken van een inschatting van het benodigde budget.
Klik hier voor de online eventbriefing tool
Veel succes ermee!
Mocht je nog vragen hebben: collega Philip helpt je graag. Je kunt hem bereiken op (085) 401 401 4. Of kijk gerust even rond op onze website om te zien waar een goede eventbriefing toe kan leiden 🙂